资产的分类

1. 资本设备

如果设备符合以下所有特征，则视为资本设备:
 

• 单位成本为5美元,除非它将永久附着于, 安装在, 或者与其他组件一起使用，将总美元价值提高到5美元,000或更多
• 使用寿命一年以上
• 可移动的:不是永久的装置或建筑物的一部分
• 例外:购买的艺术品 任何代价 来自艺术家或有信誉的艺术品经销商将被视为资本

资本设备

购置价值低于5美元的设备,000将不大写，但仍然可以标记和
跟踪用户和位置信息. 例外项目认为非资本设备仍属
标签包括以下内容:
 

• 台式电脑, 笔记本电脑, 和平板电脑(你必须得到信息技术办公室的批准)
• 购置价值400美元或以上的打印机
• 枪支
• 领有牌照的车辆(汽车、货车、拖架、多用途车辆等.)
• 用赠款资金购买的设备，其中赠款可能需要购置价值低于5美元的物品,000被标记和跟踪

物业会计职责

当资本和非资本(例外项目)设备成为bc菠菜导航的财产时，财产会计和部门保管人的共同责任是确保对资本和非资本(例外项目)设备的责任. 物业会计的职能如下:

1. 建立和维护资本设备和非资本设备例外项目的正式永久资产记录;
   1. 设备购置:学校可通过以下方式购置设备:
      1. 通过ISU采购流程购买:设备可以通过使用采购订单由大学购买, 检查采购请求或采购卡. 财产会计每周运行一份摘录报告，其中下载使用设备帐户代码购买的所有设备. 对这些项目进行审查，如果被认为是资本设备或非资本设备例外项目，则为每个项目分配一个标签号码. 如果一项项目被认为是资本设备，则在固定资产制度中予以资本化. 不符合资本设备标准且不属于例外项目的, 使用日记账凭证将其移动到适当的费用帐户代码中.
      2. 捐赠:资产可以作为捐赠给学校. 收到礼物的部门需要通过a 设备赠予或借用报告. 财产会计依靠接收部门的bc菠菜导航知识来确定所提供资产的价值. 这些资产在固定资产系统中被赋予礼品代码(GF). 年底, 此外，还将获得国际滑联基金会捐赠的清单，以便与固定资产系统核对，以确保所有捐赠的资产都已记录在案.
   2. 标记新资产:财产会计为资本和非资本例外项目设备的每个单位分配一个唯一的标签号，并用条形码标签对项目进行物理标记. 当项目被标记时, 属性会计获取有关项目位置的信息, 用户, 和序列号，并更新固定资产系统记录.
2. 促进年度存货核查过程，并对大学资产进行实物盘点.
   1. 盘点周期:盘点以部门为单位进行. 存货周期为四(4)年. 每个部门被分配到四个小组中的一个. 每组将每四(4)年进行一次实物盘存，并要求在下一次实物盘存的中间点完成一次盘存核查.
   2. 存货核查:存货核查报告发给每个部门，计划在财政年度开始时收到一份报告. 这些报告载有由本署负责保管的所有资本和非资本例外项目的清单，以及一份说明如何完成报告的备忘录. 各部门核实设备是否存在, 为位置和用户更改进行更新, 并列出报告中未列出的其他设备项目. 完成的库存验证报告由部门主席/总监批准并返回给物业会计. 财务处负责更新设备数据，如有差异及时与部门沟通.
   3. 实物清查:物业会计每四(4)年为每个部门进行一次实物清查. 所有联邦采购的资本和非资本例外项目设备每两(2)年盘点一次. 其他盘点是定期进行的, 哪些可能是由于部门未能返回库存验证, 部门的位置变更, 应某部门的要求, 或者其他需要清点的情况.

部门的职责

各部门有责任确保设备的安全，并保持准确的库存记录. 建议每个部门指定一个特定的个人作为部门财产管理员，负责完成库存核查，并作为部门和财产会计之间的主要联络点. 部门的保管职责如下:

1. 提供足够的防护措施，以确保防止设备丢失、损坏或被盗. 任何损失、损坏或盗窃都应进行调查，并立即用文件记录 遗失及被窃报告 在发现后24小时内. 丢失和盗窃报告通知公共安全，财产会计和风险管理.
2. 报告设备位置和用户的变更并保持记录. 报告的变更包括设备转移到另一个部门(使用 转让通知表格 或其他校外地点(使用 校外设备使用申请表.)
3. 按照既定程序通过采购和集中收货处理设备(见设备处理). 采购主任是学校自有财产的官方“处置代理人”, 除了艺术品. 应联系大学馆长办公室处理不需要的艺术品. 部门销售, 处理, 或捐赠大学拥有的财产以外的采购和中央接收程序是禁止的.
4. 在财产会计要求的时间框架内提交年度库存核查报告. 部门的物业管理员应核实每个库存项目的存在，并报告必要的变更. 库存验证应在提交给物业会计之前由部门主席/总监批准.
5. 向财产会计报告收到的礼品 设备赠予或借用报告

设备处置

处理, 出售, 或捐赠不再使用的大学拥有的设备或物品给保管人，必须由采购和接收主任指导，他是大学的官方“处置代理人”. 采购和收货可以通过以下方式告知不需要的财产 剩余提货请求系统

存货核查程序

如果某个部门计划接收库存验证报告, 它将在本财政年度开始时发布. 这些报告载有所有资本和非资本例外项目的清单，该部对这些项目负有保管责任，以核实其存在并报告必要的变更. 库存核查的流程如下:

1. 会计年度开始后出具的验证报告和指示备忘录.
2. 各部门自报告发出之日起60天内核实其资本设备和非资本设备是否存在例外项目, 完成报告, 并交还给财务处. 库存验证报告必须由部门主席/主管批准.
3. 财务处将审核已完成的存货核查报告，并在固定资产系统中进行必要的更新. 物业会计将跟进部门物业管理员报告的遗失物品，并可能进行独立的实物核查. 财产会计无法找到的报告丢失的项目将需要填写一份 遗失及被窃报告
4. 在财产会计对存货核查的完成感到满意并对遗失物品进行了跟踪之后, 一份最新的设备清单将提供给该部门以供其记录.

如果一个部门未能在规定的时间内完成库存核查, 将通知部门主席/主管，财产会计部将安排盘点.

资本设备帐户代码

所有非资本设备例外项目应编码到账户代码:73610.

78360 -办公设备和家具 -用于教职员和行政目的的非计算机办公设备和家具(5000美元或以上)

78370 -教学和实验室设备 -可移动的非计算机教学和实验室设备(5,000美元或以上)

78400 -艺术品 -从艺术家或艺术品经销商处购买的艺术品(任何费用)

78510 -计算机设备-教学用途 -用于课堂和实验室教学的计算机和相关设备(5,000美元或以上)

78520 -计算机设备-所有其他用途 -教师和行政人员使用的计算机和相关设备(5,000美元或以上)

78530 -计算机设备-局域网/网络 -购买用于校园网络的计算机和相关设备(5,000美元或以上)

78550 -计算机软件设备 -购买市售电脑软件($5,000或以上)

78605 -电信设备 -与全校通信相关的设备($5,000或以上)

78620 -家庭和监护设备 -设施管理处或住宿处购买的设备($5),000或更多)

78630 -运动器材-校际 -仅限校际运动员购买的运动器材(5,000美元或以上)

78650 -媒体设备 -视听设备(5,000元或以上)

78655 -乐器 -乐器($5,000或以上)

78660 -研究设备 -为研究目的购买的设备($5,000或以上)

78680 -火器 -枪械(任何费用)

78690 -其他设备 -不属于其他类别的非计算机设备(5,000美元或以上)

78716 -车辆和机械 -车辆及可移动机械(5,000元或以上)

78790 -图书馆图书和期刊 -购买图书馆书籍及期刊以供大学图书馆收藏(任何费用)

资本项目资本化指引

基本建设项目包括建筑建设和改造, 土地的改进, 基础设施项目. 一般, 如果项目成本为100美元，则将资本项目资本化,000或更多, 除非费用与重大翻新有关. 这是一个100美元以下的大装修的例子,000美元将是更换屋顶或翻新建筑物的电梯. 在建筑物建造或翻新期间发生的利息成本也作为建筑物或翻新的成本资本化.

基本建设项目帐户代码

78840 -土地改善 -具有有效寿命的改进，不包括土地或建筑物, 比如停车场的改善, 景观, 运动场地的改善

78850 -新建筑施工-一般 -建造新建筑物的直接费用, 比如材料, 劳动, 开销, 建筑许可证

78860 -楼宇修复及更新 -翻新现有建筑物的直接开支, 比如材料, 劳动, 开销, 建筑许可证

78870 -基础设施 -对有使用寿命的土地(不包括土地或建筑物)的改善, 比如人行道, 灌溉, 照明改善

土地资本化指引

为取得土地并使其达到预定用途而发生的一切费用均应资本化. 为准备土地以供其预定用途而发生的费用可能包括拆除费用, 法律费用, 物业费, 等.

土地帐代号

78830 -土地 -取得土地所发生的直接费用和为使土地达到预定用途而发生的费用, 比如拆迁, 律师费和不动产费

拆迁资本化指引

1. 如果在购置物业时存在拆除意图，则拆除位于新购置物业上的现有建筑物或构筑物的成本应资本化. 如果这些拆除费用等于或超过$100,000，则包括在土地成本中.
2. 指建造新的建筑物或构筑物来取代旧的, 如果成本等于或超过100美元，那么这些拆除成本将包括在新建筑物的成本中，而不是土地成本中,000.
3. 在收购时不存在拆除建筑物或构筑物的意图, 那么未来的拆除成本就会被计入.

租赁改善资本化指引

被认为是租赁结构一部分的建筑物改建和永久设备安装的费用资本化. 这些费用按下列期间中较短者的使用年限摊销:(1)资产的使用年限, 或(2)改善可用之日的(剩余)租期.

日常维修 & 维护与. 主要维修

一些维修项目, 如果范围和成本足够大的话, 可能被认为是大修，因此资本化而不是费用. 如果计划进行重大返工或维修，估计费用为100美元,000或更多, 请咨询物业会计，了解创建申请时使用的正确帐户代码. 如果维护和修理是例行的(大多数是)，那么可以使用77650-设备修理或78010-建筑物修理.